Mai 2018
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 1 :
Cette semaine est une semaine chargée. C'est aussi durant cette semaine que je suis passé du département latino au département anglo afin de donner un coup de main pour les tour series.
Dans un premier temps, il est necessaire de faire un point sur les dossiers en cours. Parmi ceux dont je dois m'occuper, 2 partent ce mois ci.
Je dois donc m'assurer que tout est en ordre et régler les derniers détails.
Ensuite, je suis chargé de vérifier l'état des "tours series" et de vérifier si les prestations pour ceux-ci sont "reservées", "en cours de traitement" ou "à réserver".
Les tour series sont des circuits avec le même programme ayant été réservés par plusieurs groupes de clients. Ici, 14 groupes ont prévu de réaliser un circuit d'une dizaine de jours en Scandinavie.
Mon travail consiste à éplucher les correspondances avec les fournisseurs pour voir ce qui a été confirmé ou non et à créer une base de données sur excel en indiquant l'état de chaque prestation (bus, guide, visites...).
Cette tâche ne paye pas de mine mais elle demande beaucoup de temps et de concentration. Il faut contacter tous les prestataires, vérifier chaque date, chaque groupe...
Pendant cette semaine j'ai également appris comment réaliser une facture (ou relevé de compte) en prenant en compte les tarifs négociés par Borealis.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 2 :
Nouvelle semaine chargée, décidément on ne s'ennuie pas chez Borealis !
Dans un premier temps, je suis chargé de réaliser un "Master running sheet", c'est un running sheet (voir explication dans le mois de Mars) qui sert de modèle. Celui-ci ne contient ni les horaires du programme, ni le nom des prestataires. Grâce à cela, il nous sera plus rapide de créer le "vrai" running sheet du programme une fois que nous en aurons besoin car nous n'aurons plus qu'à remplir les trous.
Ensuite, je suis chargé de contacter des interprètes sachant traduire instantanément du Suédois vers le Français pour un groupe souhaitant visiter des usines de traitement des déchets à Stockholm.
Un premier groupe arrivant pour les tour series le mois prochain et ayant eu la confirmation du nombre exact de personnes composant ce groupe, je dois contacter les prestataires afin de leur faire part de ce détail. Bien entendu, nous avions déjà réservé les prestations demandées mais nous avions réservé pour un nombre de personnes plus important afin d'éviter les mauvaises surprises. Il est également important de communiquer sur la présence ou non d'un guide, tour leader ou autre afin de bénéficier de gratuités.
Enfin, étant la seule personne parlant français dans l'entreprise, je suis chargé de tester le niveau de langue d'une nouvelle assistante en conversant avec elle.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 3 :
Une nouvelle semaine chargée, nous sommes maintenant dans la haute saison avec le début de certains tour series et l'arrivée de plusieurs groupes à la fois.
Parmis eux, mon groupe de Français dont je m'occupais en l'absence de ma collègue. Je dois donc m'occuper, avec l'aide d'un collègue devenu responsable de ce groupe (car un stagiaire ne peut pas être entièrement responsable en cas de problème), de gérer les changements de dernière minute (changement d'horaire pour le transfert en bus entre autres).
Mais ma plus grosse tâche cette semaine est de surveiller l'état du tour series pour les 14 groupes (voir semaine 1) et de réserver les guides, bus, assistants... pour cette période. En effet, ceux-ci commencent dans un mois.
Cependant, étant en haute saison, il est difficile de trouver des guides disponibles...
Aussi, je dois rédiger les "services list" pour les 2 premiers groupes prévus. Les services list sont l'équivalent des "running sheets", certains employés préférent utiliser les "running sheets" et d'autres les "services list". Personnellement, je suis plus du côté des "running sheets" que je trouve plus utiles.
Ma dernière tâche consiste à enregistrer dans un fichier, les noms des clients et leurs numéro de passeport.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 4 :
Cette semaine de 4 jours est plutôt tranquille.
Dans un premier temps, je suis chargé de réserver des hôtels et guides pour divers groupes ainsi que de revérifier que nous avons bien reçu la confirmation de l'annulation de tous les services pour un groupe ayant annulé son séjour afin de ne pas faire de "no show" (un no-show signifie que le client ne se présente pas, ce qui représente une perte pour l'agence qui doit rembourser le fournisseur).
Ensuite, le Snowhotel Kirkenes est venu à l'agence pour nous faire une petite présentation de leurs services. C'est un hôtel atypique proposant de nombreuses activités comme des randonnées en chiens de traîneaux (huskys), la chasse aux aurores boréales ou encore le "king crab safari" (une sorte de pêche aux crabes géants). Cette dernière activité a d'ailleurs été désignée comme l'une des 25 meilleures excursions au monde selon National Geographic.
Enfin, ma dernière mission de la semaine est de mettre à jour les grilles tarifaires des compagnies de bus Norvégiennes avec qui Borealis travaille. Je dois donc recopier dans la base de donnée de l'agence les nouveaux tarifs et y ajouter la TVA (qui est de 12% pour les transports en Norvège). Je dois aussi analyser l'évolution de ces prix par rapport à l'année précedente.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 5 :
Suite à la présentation de la semaine dernière du Snowhotel Kirkenes, les autres stagiaires et moi même sommes chargés de réaliser chacun un rapport de 2 pages maximum sur cette présentation. Ce rapport à pour but de montrer que nous avons bien été attentif lors de cette réunion mais surtout de comparer nos différents points de vues sur cet hôtel.
Lors de cette semaine, j'ai re-basculé du côté latino.
J'ai principalement aidé mon collègue à réserver les prestations pour des groupes arrivant au mois de Juin. Parmi ces prestations, je dois trouver, entre autres, un pianiste pour un dîner de gala sur Stockholm ou encore un restaurant pouvant accueillir 100 personnes. Je dois aussi créer les runnings-sheets pour ces groupes en épluchant les conversations par mail entre mon collègue et les clients.
Comme la semaine précédente, en fin de semaine je suis chargé de mettre à jour les grilles tarifaires avec cette fois-ci les prix des compagnies Finlandaises. Je dois également créer les grilles pour l'année 2019.