Avril 2018
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 1 :
La semaine débute fort : je dois gérer 2 dossiers en même temps.
Dans un premier temps, mon but est de booker toutes les prestations reservées par un groupe de client partant dans moins d'un mois. Je dois donc contacter les hôtels, les bus et les autres services pour leur demander de confirmer leurs options placées pour les clients
Dans un second temps, je suis chargé de contacter des guides et assistants travaillant pour le compte de la boite afin de connaitre leurs disponibilités. Ensuite, je dois les caser à la manière d'un tétris géant sur le planning d'un groupe partant à la fin du mois.
Après 2 jours de bataille acharnée pour avoir des réponses et quelques problèmes techniques avec le téléphone, ma mission est réalisée (en partie puisqu'il manque un dernier assistant)
Le jeudi matin, des tâches comme les encaissements ou la création de tableurs permettant de connaître les dates d'arrivées de chaque groupe par ville en 2019 et selon chaque circuit me sont confiées. L'après-midi, je commence la prise en main de mon premier vrai groupe suite au départ en congés maladie d'une de mes collègues. Et bonne surprise puisqu'il s'agit d'un groupe de français (que cette langue m'avait manquée!).
Je dois donc éplucher tous les mails pour me donner une idée de l'état du dossier et mettre à jour le programme en prenant en compte les besoins du clients et tout ce qui a déjà été booké.
Cette tâche m'occupera jusqu'à la fin de la semaine et bien plus.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 2 :
Cette deuxième semaine est un peu une semaine de mise au point.
Sur mes 3 dossiers en cours, un doit être bouclé impérativement puisque le départ a lieu la semaine prochaine. Il s'agit du dossier pour lequel je devais trouver des assistants.
Petit problème sur ce dossier car un assistant n'a pas confirmé et est injoignable. Il est, en plus, notre dernier espoir étant donné que les autres ne sont plus disponibles...
Les 2 autres dossiers sont en attente de confirmation de la part des founisseurs et d'informations de la part des clients. Je dois donc relancer tout le monde pour que le dossier avance.
En attendant, je suis chargé d'annuler les guides sur un circuit où le client s'est désisté et de libérer les hôtels mis en option par l'agence pour toute l'année 2018 afin que ceux-ci puissent les reserver pour d'autres clients.
Je suis aussi chargé de réaliser d'autres encaissements.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 3 :
Nouvelle semaine, nouvelles missions !
Ma première mission est de réaliser un nouveau running sheet pour un tout nouveau circuit en Europe ! Il s'agit d'un circuit de 2 semaines en Islande, Pays Bas et Belgique. Je dois donc reprendre les éléments du programme et les mettre en place dans le running sheet.
Pour la première fois depuis mon arrivée, je suis chargé de réaliser un programme sur mesure pour un groupe souhaitant visiter Copenhague pendant 5 jours. Je dois prendre en compte les éléments voulus par le client (visite de musées, restaurants choisis, budget...) et les mettre en place dans le programme. Je dois également contacter les hôtels pour connaître leurs disponibilités et placer des options.
Suite à cela, je dois réaliser le devis du séjour en indiquant les prix de chaque prestation.
Ayant reçu des nouvelles de mon groupe de Français, je peux désormais réserver toutes les prestations demandées comme l'interprète, le guide et le transporteur.
Un deuxième groupe de Français m'est confié en toute fin de semaine.
RÉSUMÉ DE LA SEMAINE 4 :
Cette semaine, comme la semaine numéro 2, est une petite semaine de mise au point.
Au programme, plusieurs petites réunions récapitulatives afin de voir où en est chacun.
Aussi, je dois créer des vouchers (fiches récapitulatives à destination des clients pour chaque service) pour un groupe, à l'aide d'excel et réaliser de nouveaux running sheets.